مقدمه:

راه هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آن ها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري هاي نو محيطي فراهم آوردند كه تقريباً در مدت زمان كم ميتوان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريع تر و آسان تر انجام داد اما تمايل به سريع تر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روزبيشــتر مي شود. اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله ي قديمي است، مسئله اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرآيندهاي اداري، در پيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما،‌چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي، نياز داريم با آن رو به رو شويم تا در زندگي موفق شويم. در ادامه يك تعريفي از مديريت زمان ارائه مي كنيم، و ابعاد مديريت زمان را تشريح مي نماييم. مراحل مديريت زمان را بيان مي كنيم. مزايا و فوايد مديريت زمان،‌چرخه ي فرآيند مديريت زمان مؤثر و اصول عمومي مديريت زمان را توضيح مي دهيم. 

اصول عمومي مديريت زمان

     مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم . ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي دهيم.

   احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت(دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.

   ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. هم چنين زمان به شما كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليت هاي غير ضروري ، مدت زماني كه واقعاً كار مي كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش زمان كاهش استرس در زندگي. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي وجسمي مي شود.

2-1 -چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟

     وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد

بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي حال و...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.

    پس از ثبت فعاليت ها براي چندين روز، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ،‌فعاليت هاي غير ضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند،‌زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي،‌يعني اولويت بندي فعاليتها، ‌به شما كمك خواهد كرد.

2-2 -اولويت بندي فعاليت ها

    الويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را بدنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد.

    براي تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد . در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد.

    در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد . در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غير ضروري زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان

خود مي دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.

2-3 -برنامه ريزي

    برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند. در برنامه ريزي شخصي، برنامه ريزي ازطريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست يابي به اهداف انجام مي شود. دربرنامه ريزي حرفه اي ،‌برنامه ريزي پروژه محور است. برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود.

   روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غيره يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورا قابليت هاي خود دست يابيد.

    دوم ، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد.

2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت

2-4-1- از مزاحمت ها جلوگيري كنيد

    همواره پذيراي بازديد كنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي توانند موجب به هم ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره وري مي شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديد كننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد .

     راه ديگر براي كاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است . تمـاس هاي تلفنــي مي توانند  خيلي وقت گير باشند. تماس هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز مي دارند.

تماس هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغامهاي دريافتي را چك كنيد.

2-4-2 -كنترل كنيد

    كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت بندي كنيد. با انجام اين عمل،‌شما مي توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي توانيد از كارهاي غير ضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا فعاليت ها را انجام مي دهيد. همچنين شما مي دانيد كه چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.

2-4-3 -بر بهره ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن

    تمركز بر بهره وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي دهد. تهيه يك فهرست اولويت بندي شده از كارها به شما كمك مي كند كه بهره ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا،‌به شما كمك مي كند كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.

2-4-4 -سرعت خود را تنظيم كنيد 

    مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي كنيد مي توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد. (اميدوار،1384،صص4-2)

ابعاد مديريت زمان :‌

    مديريت زمان داراي دو بعد است :‌

الف : بعد نگرشي (فرهنگي ): نوع برخورد با زمان متأثر از ارزش هاي فرهنگي فرد و جامعه اي است كه در آن زندگي مي كند. براي اصلاح اين بعد فرد بايد با ورود در فرآيند « خود انتقادي تكاملي » هوشيارانه با پديده ها روبرو شود و سعي كند بر پايه و اصول حاكم بر زندگي شخصي و كاري خود، زمان را به امور گوناگون و به نحو بهينه تخصيص دهد.

و از اين طريق بهره وري در « Produc tivity » خويش را افزايش دهد.

ب : بعد فني و كاربردي :‌ اگر بپذيريم كه زمان به عنوان اصلي ترين سرمايه بشري نيازمند به مديريت و اداره كردن در راستاي تحقق اهداف است ، بايد در جستجوي روش ها و فنون بر آمد كه با استفاده و به كارگيري آن ها امكان مديريت بهتر زمان فراهم آيد. نياز به فراگيري مديريت زمان بر پايه اين فرض استوار است كه به هر چيز گران بها و با ارزشي رهزنان چشم دوخته اند تا آن را به شكل هاي گوناگون از چنگ صاحب آن بربايند.

(خاكي ،1382،صص7-6)

مراحل مديريت زمان :

    توسعه و تقويت توان مديريت كردن زمان شامل سه مرحله كلي زير مي باشد كه به طور تدريجي و نسبي فرد در آن پيشرفت مي كند. :

1. حساس شدن ذهني نسبت به يك سرمايه ي عادي شده اي به نام زمان .

2. شناسايي آفات، راهزنان ، دام هاي زمان و دلايل اتلاف زمان .

3. جست و جوي راه حل هايي براي جلوگيري از اتلاف زمان و به كارگيري تدريجي آن ها.(خاكي،1382،ص7)

بهترين روشي كه ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهي كنيم و همچنين از زمان براي رسيدن به اهداف شخصي و حرفه اي استفاده مناسب و بهينه كنيم برنامه ريزي است . به عبارت ديگر برنامه ريزي ، آماده نمودن امكانات و منابع و وسايل جهت تحقق بخشيدن به اهداف مي باشد. (خاكي،1382،ص55).

مزاياي استفاده از برنامه ريزي زمان :

1. اهداف فردي و حرفه اي سريع تر و مطمئن تر بدست خواهند آمد.

2. زمان براي شما ذخيره شده، شما را قادر خواهد ساخت تا توانايي هايتان را حول وظايف و اهداف واقعي متمركز كنيد.(مديريت، همكاران،تفكر،خانواده،زمان فراغت).

3. شما زمان لازم براي انجام، پيگيري و نظارت بر پروژه ها، وظايف و فعاليت ها خواهيد داشت.

4. با كاهش فشارهاي رواني در زندگي روزانه، قادر خواهيد بود تا مسائل روزانه را بهتر پيش بيني نماييد.(خاكي، 1382،ص57).

يكي از نشانه هاي مديران موفق و موفقيت در مديريت زمان شان است، آنها در بررسي كردن فعاليت هايشان و همچنين فراهم نمودن زماني كافي براي ضرورت ها، موفقيت هايي را كسب مي كنند. راز موفقيت بيشتر مديران و كاركنان استفاده روزانه از وسايل كمكي است كه به آن ها اجازه مي دهد تا :

-       يك تصوير كلي از تمام كارهاي در دست اقدام داشته باشند.

-  « برنامه » و « هماهنگي » از مهم ترين طرح ها، نقطه نظرات و فعاليت ها در يك روش، سيستماتيك و هدفمند هستند.

از طريق سازماندهي و نظارت اجرايي و همراهي با اين وظايف موفق تر مي شويد.(خاكي،1382،ص105)

    يك برنامه ريز زماني بهترين وسيله براي ترتيب دادن، سازمان دادن و حفظ خود انضباطي است. احتمالاً نحوه ي عمل مي تواند بسيار متنوع باشد. علي رغم اين نكته بعضي از شيوه هاي سنتي قابل قبول است.((خاكي،1382،ص106).

مزايا و فوايد مديريت زمان:

1. آمادگي بهتر براي روز كاري بعدي .

2. يك برنامه براي روزي كه در پيش داريد.

3. يك تصوير روشن و كلي از اهداف روزانه .

4. سازماندهي كارهاي جاري روزانه.

5. حافظه بهتر .

6. تمركز مسائل ضروري .

7. اتلاف كمتر انرژي .

8. دستيابي به اهداف روزانه .

9. تفاوت بين وقايع با اهميت و كم اهميت .

10.                     تصميم گيري درباره ي اولويت ها و تفويض اختيار.

11.                     افزايش اثربخشي از طريق هماهنگي بين وظايف .

12.                     كاهش عدم تمركز حواس و برخورد بهتر با پيش بيني نشده.

13.                     خود كنترل (انضباطي)

14.                     كاهش فشار و نگران رواني.

15.                     تسلط برخورد در روياي او با حوادث پيش بيني نشده..

16.                     تقويت خود كنترلي.

17.                     احساس مثبت موفقيت، در پايان روز.

18.                     افزايش رضايت و انگيزش .

19.                     افزايش عملكرد فردي.

20.    آخر اين كه تمام عوامل بالا ، زمان را از طريق انجام كار به صورت روش مند ذخيره مي كنند. (خاكي،1382،ص113).

عوامل اتلاف وقت ( زمان ):

1. تقلا بيش از حد.

2. مغشوش بودن مسئوليت با اختيار.

3. مراجعين پيش بيني نشده .

4. ناتواني در گفتن نه .

5. نا كافي بودن كنترل ها و ناقص بودن گزارش هاي پيشرفت كار .

6. تصور نادرست از برنامه ريزي .

7. كاركنان ناكافي .

8. اطلاعات ناقص.

9. احاله امور به نحو غير مؤثر .

10.                    فقدان انضباط شخص .

11.                    ناتمام گذاشتن وظايف .

12.                    عوامل بحراني پيش بيني نشده.

13.                    جلسات .

14.                    بي نظمي شخصي .

15.                    ضعف در برقراري ارتباط با ديگران .

16.                    به تعويق انداختن كارها .

17.                    مصاحبت و خوش و بش كردن با ديگران .

18.                    مزاحمت هاي ناشي از تماس هاي تلفني.

19.                    مسافرت .(خاكي ، 1383، صص133تا120 )

    منظور از زمان سنجي كليه ي اقدامات آگاهانه ي سازمان است كه طي آن مقصود اصلي، بهبود امور به كمك سنجش درجه ي استفاده مؤثر تر از منابع در جهت تحقق هدف هاي مورد نظر مي باشد به اين مفهوم زمان سنجي يكي از فعاليت هاي مهم و مستمر هر سازماني محسوب مي شود كه طي سال هاي اخير در ايران توجه خاصي به آن مبذول شده است. موفقيت در انجام اين فعاليت طبعاً مستلزم آن است كه مديران به طور اعم و متخصصان زمان سنجي به طور اخص با تكنيك ها و فنون زمان سنجي آشنا باشند. عمدتاً زمان سنجي در مورد كار و وظايف اعضاي سازمان انجام مي شود انسان هاي موضوع زمان سنجي ممكن است از طرح هاي زمان سنجي استقبال و پشتيباني كنند كه در اين صورت موفقيت طرح ها تسهيل مي شود. و يا آن كه با آنها به مخالفت بپردازد كه در اين حالت موجبات شكست نسبي يا كامل آ نها فراهم مي گردد.

(علي احمدي، 1380،ص219) 

     مديريت زمان به معني اداره كردن خودمان و منابع و تواناييمان است. (دي فرنر، 1379،ص11) منبع ارزشمند زمان، بر روي روش ما در استفاده از ساير منابع اثر مي گذارد. زمان تنها منبعي است كه ما به طور مساوي در اختيار داريم پس از آن استفاده كنيد چون براي هميشه از دست خواهد رفت. زمان را همچون منابع ديگر نمي توان ذخيره كرد تا هر موقع نياز شد از آن استفاده كنيم. بدين معني كه نمي توانيم زمان را مانند پول ذخيره كنيم . مديريت زمان بسيار بيش از اداره فعاليت هايمان در طول زمان است. مديريت زمان ،‌مديريت خود است. مديريت خود درست مانند مديريت چيزهاي ديگر است. مديريت زمان نيز شامل مهارتهاي برنامه ريزي ، سازماندهي ، اجراو كنترل كردن است. مديريت زمان به معني استفاده ي مؤثر از منابع و راهي براي رسيدن مؤثر به اهداف شخصي است . اگر شما علاقه مند به بررسي گذران وقت خود و تصميم جدي در مورد توسعه آن داشته باشيد به چيزهاي كه بايد انجام دهيد نظري بيفكنيد.

تعهد:

   هيچ تدبير يا راه ميان بري وجو ندارد مديريت زمان آشفته درت مانند يك عادت بد است. شما بايد متعهد شويد كه درباره آن كارهايي انجام دهيد مانند كم كردن وزن ، ترك سيگار يا الكل.

تجزيه و تحليل :

    شما بايد در مورد اين كه چگونه وقتتان را مي گذرانيد چه مشكلاتي داريد و چه شرايطي داريد ، داده هايي را جمع آوري كنيد. فرم تحليل زمان و ديگر ابزار تجزيه و تحليل زمان در اين مورد مفيد مي باشد.(دي فرنر، 1379،‌ص15)

برنامه ريزي :

    ممكن است بگوييد من وقت كافي براي برنامه ريزي ندارم امور مديريت مؤثر و كار غالباًً مستلزم برنامه ريزي است توسط آن شما مي توانيد بودجه خانواده يا تجارت يا زمان را اداره كنيد . يك ساعت برنامه ريزي ساعات زيادي از انجام كارهاي غلط براي شما ذخيره ميكند ،‌ بحران ها را كاهش داده و از انجام كارهاي غير مهم و غير ضروري جلوگيري مي كند .

پيگيري و تحليل مجدد:

      اگر شما نتايج را بررسي كنيد كشف مشكل كنيد و برنامه را اصلاح كنيد،‌برنامه نتيجه خواهد داد و مشكلي به وجود نخواهد آمد. بنابراين هدف مديريت زمان يك فرآيند مداوم از تجزيه و تحليل ، برنامه ريزي ، تجزيه و تحليل دوباره و برنامه ريزي دوباره مي باشد. اين فرآيند كه شامل 8 مرحله است به ترتيب :

1. فهميدن اين كه چگونه از وقتتان استفاده مي كنيد. از صورت عمليات زمان و ديگر وسايل مثبت وقايع استفاده كنيد.

2. فهرست زمان خود را براي شناخت مشكلات و فعاليت هايي كه بي ارزش هستند و وقت زيادي از شما مي گيرند اصلاح كنيد.

3. تمرين خود ارزشيابي كنيد. گاه گاهي توانايي ها ،‌منابع ،‌سرمايه و موقعيت حال خود را ارزيابي كنيد و توجه كنيد كه حالت ارزيابي شما چگونه است؟ يعني حالت شما كداميك از موارد زير است. من هستم، من مي توانم ،‌من نياز دارم،‌من دوست دارم، من آرزو دارم.

4. اهدافي را كه براي شما مهم هستند طبقه بندي كنيد . به وسيله اولويت بندي، اهميت كارهاي مهم را تشخيص دهيد.

5. فعاليت برنامه ريزي را تا رسيدن به اهداف مهم توسعه دهيد. مهارت ها، منابع و چهارچوب زماني خود را مشخص كنيد.

6. برنامه هاي خود را به صورت فعال اجرا نماييد و فعاليت هاي كليدي را در دفتر روزانه خود جدول بندي كنيد.

7. تاكتيك هاي پيشرفته وراه حل ها را براي غلبه بر مشكلات ويژه مديريت زمان همچون بحران ها يا ملاقات هاي غيره مؤثر معلوم نماييد . 

8. پيگيري و تجزيه و تحليل دوباره را شاخصي براي پيشرفت قرار دهيد.

(دي فرنر،1379،صص18-16)

مديريت زمان شخصي:

    مديريت زمان بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار ، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي كند كه اهداف شخصي خود را اولويت بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش « فقط بگو نه» را ياد مي گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي كند. اين بخش همچنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.

3-1- فقط بگو « نه» :

   در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه « نه »   مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است.

    چندين روش براي نه گفتن به صورت غير مستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت هايي به عهده داريد كه امكان بر آوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.

3-2 -اهداف شخصي :

3-2-1 -هدفگذاري

    وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف ، حوزه ي ‌خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي

هستند . اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجــازه تمـركز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد.

    اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرآيند كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورد شوند چرا كه يك فرآيند تدريجي است .

3-2-2 -اهداف خود را اولويت بندي كنيد

   وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است . خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم .

   اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند . اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند . اجاره دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي گويد كه « انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست ».

    اقتصاددان ايتاليايي، ويلفر دو پارتو، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم . براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي كند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد .

3-3 -تعلل :

      وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، مي توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم . اغلب نمي توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود.

    با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم ؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.

    وقتي با كار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي آورد كه اجزاء‌كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.

3-4 -مزاحمت كمال گرايي

      وقت هدفگذاري و اولويت بندي كرديد،‌بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد . توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم . وقتي كاري را انجام داديد،‌شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم تر و شادتري خواهيم داشت.

3-5 -وقت گذاشتن براي همسر

    زندگي شخصي شامل چندين حوزه مقاومت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه ها وقتي است كه با همسر خود مي گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي كنند. افرادي كه وقت كافي

براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش در مي يابند كه مي شد از آنها جلوگيري كرد . اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت كرده ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري ، همسر ما عذر ما را مي پذيرد.

    چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است .  

3-6- كارهاي مربوط به خانه

    هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي ،‌بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي توانيد همه اين كارها را انجام دهيد،‌اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.

3-7 -وقت گذاشتن براي فرزندان

    همه قبول دارند كه قرار دادن فرزندان دراولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است . كه ديگر اولويت ها را همراه با ايت موضوع برنامه ريزي كنيد .

    مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حالكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي توانيدآنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد . انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان ، استرس شما را كاهش مي دهد . تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد.

    نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان ، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد .

3-8 -مديريت ميز كار

آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هر يك را انجام دهيد .

    روشي كه اتاق كار خود را بر اساس نيازها ترتيب مي دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين ترين حد لازم باشند،‌اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد . از ميزهاي داراي چند كشو و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده كنيد.

    متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد كه به شكل مناسب در آن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم ، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد .

    بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي كنيم . روشنايي مناسب،‌كارايي را بالا مي برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند.

    ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. ازيك تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد . حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي كامپيوتري نيز مي توانيد استفاده كنيد.

مديريت زمان و كسب و كار

    محيط كسب و كار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي ، طول عمر كوتاهتري پيدا مي كنند. خبر تازه امروز ، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و كساني كه با تغييرات پيش نرود عقب خواهند ماند . شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد . بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است ،‌ با ساعات نا محدود روزانه مي توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم . متاسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي تواند آن را كنترل كند . به خاطر اين شرايط غير قابل كنترل ، بايد با زمان كار بكنيم . درك محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم .

    روشي كه شما زمان خود را استفاده مي كنيد تعيين كننده موفقيت شماست . با اين حال،‌فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد . در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهد كرد. اين رهنمودها را با دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.

4-1 -مديريت زمان در كار

     رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت ، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است .

4-2-  كار درست را در زمان درست انجام دهيد

    حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد . اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي توان به تأخير انداخت . بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان،‌يك فهرست اولويت بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم . انجام كارها بر اساس اولويت كمك مي كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.

4-3 -قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد

    فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد . كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت بندي كنيد . هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي ،‌كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد . اين كار باعث مي شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد . اگر با چند نفر كار مي كنيد ، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هر يك مي دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند .

4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد

    با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده مي توانيد، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد.

   اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته ايد، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده ايد را بشماريد . اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد .

4-5-از جلسات حداكثر استفاده را ببريد

      براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه در جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد . جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود . بنابراين جلسات را بر اساس نياز تشكيل دهيد نه بر اساس قاعده . دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است . دستور بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد . حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند . جلسات ساخته يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي كنند . اين كار منجر به جلسات كوتاهتر و پربارتر مي شود . توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه ، به افراد اين امكان را مي دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند . اين اقدامات باعث مي شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند .

    سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است . ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت . براي مثال ، اگر شما مي دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند .نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غير معمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي شويد.

4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد

      تفويض زمان بيشتري ايجاد مي كند . اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست . در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند . اين به چند دليل رخ مي دهد . گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي كشد . اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيـــد

مي توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد . دليل ديگر عدم تفويض كمال گرايي است .

    وقتي تفويض مي كنيد به افراد اجازه مي دهيد كه اشتباه كنند . اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند . دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است . اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود . به چيزي كه از تفويض بدست مي آوريد فكر كنيد نه به چيز ي كه از دست مي دهيد .

    وقتي توانستيد بر ترس هاي خود ار تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثر بخش تفويض كنيد . ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود . به فهرست اولويت بندي شده كارها نگاه كنيد . اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي كند . سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد . بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد . كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد . قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد . كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد . دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي دهد .

4-7- ميز خود را مرتب كنيد

     فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال وسايل خود روي ميز مي گردد . عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز ،‌كاغذ است . كاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند ،‌يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند . نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نا محدود روي ميز باشد . بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد . مرتب كردن ميز كافي نيست ،‌هر روز آن را تميز كنيد . مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي كند .

4-8- روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد

    توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است . براي مديريت موفق زمان ، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد . (اميدوار،1384،صص14-4)

نتيجه گيري

    حال از مبــاحث مطرح شده در اين مقاله و مفاهيمي كه قبلاً در مورد مديريت زمان مي دانستيم به اين فكر مي رويم كه خود ما چه قدر از زمان و سرمايه ي وجودي خود اطلاع داريم ؟ به هر حال زمان از جمله نعمت هاي گران بهايي است كه نيازمند برنامه ريزي دقيق مي باشد و همان طور كه در اين مقاله مطرح شد داراي مراحل و راهكارهاي مربوط به خود مي باشد . مهم ترين مطلبي كه در اين مقاله مطرح شده است اين است كه زير بنايي ترين قدم در راه كنترل و مديريت زمان ارزش گذراندن بر ثانيه هاي زندگي و اين به معناي حساسيت داشتن به زمان است . پس سعي كنيم عوامل مخرب زماني را در زندگي خود شناسايي نموده و در ضمن راهكارهايي براي مبارزه با اين عوامل مخرب ارائه نماييم. اميدواريم مطالب مطرح شده در اين مقاله براي مديريت زمان در زندگي شخصي و شغلي شما مفيد فايده باشد . و هميشه به ياد داشته باشيم كه هيچ كس نمي تواند به جاي فرد ديگري از وقت او استفاده كند . از طرف ديگر وقت قرض دادني و ذخيره كردني نيست و افراد به طور يكسان از آن بهره مند هستند .